Cómo llevar la cuenta de quién le debe

Con treinta clientes, unos por mes y otros por visita, unos que pagan en efectivo y otros por Venmo, es fácil perder la cuenta. El dinero que se le olvida cobrar es dinero que usted trabajó y nunca recibió. Aquí tiene un sistema sencillo que sirve con libreta o con una app.

Apunte cuatro cosas de cada trabajo

1. Quién: el nombre corto del cliente o la calle, como “Hansen” u “Oak St.”
2. Qué y cuánto: “Lavado y cera, $65” u “Octubre, $120”.
3. Cuándo: la fecha del trabajo, o el día 1 para los clientes mensuales.
4. ¿Pagó? Déjelo en blanco hasta que llegue el dinero. Luego apunte la fecha y cómo: efectivo, Venmo, Zelle, Cash App o cheque.

Hágalo el mismo día, en la troca, antes del siguiente trabajo. Si lo deja para el domingo en la noche, algo se le va a olvidar.

Una hoja de libreta que funciona

Ejemplo de hoja de libreta con clientes de ejemplo

Fecha	Cliente	Trabajo	$	Pagó
1 oct	Hansen	Octubre	120	3 oct · Zelle
2 oct	Ana L.	Lavado y cera	65	2 oct · Venmo (+$13 propina)
2 oct	Park	Limpieza	140
4 oct	Morales	Poda extra	40

Cada renglón con la casilla de “Pagó” vacía es dinero que le deben. En la contraportada, lleve una lista corta: quién le debe, cuánto, desde cuándo y cuándo le cobró por última vez.

La revisión de 10 minutos del viernes

• Revise la semana. Cada casilla de “Pagó” vacía va a la lista de quién le debe.
• Mándele un recordatorio amable a quien le cobró hace más de 3 días. (¿No sabe qué decir? Use nuestros mensajes para cobrar.)
• Cuente el efectivo que trae en la bolsa y compárelo con los pagos en efectivo que apuntó.
• Vea quién le debe más y desde hace más tiempo. Empiece por ahí.

Clientes mensuales

El día 1, apunte un renglón por cada cliente mensual con el mes y la cantidad, antes de que nadie pague. Así, el cliente al que se le olvida no desaparece de su lista. Cuando pague, llene la casilla.

Pagos incompletos y propinas

• Si le pagan una parte: apunte lo que llegó y lo que falta. Guarde la fecha del trabajo más viejo sin pagar; “debe desde septiembre” es lo que importa cuando le vuelva a cobrar.
• Si le pagan de más: casi siempre es propina. Apúntela aparte, para saber cuánto le dejan sus precios y cuánto fue de propina. Si el cliente quiso adelantar un pago, apúntelo como saldo a favor.

Para los impuestos

Guarde sus libretas o exporte sus registros. Quien le prepare los impuestos va a querer ver cuánto ganó en el año, incluidas las propinas. Esta guía no es asesoría de impuestos; pregúntele a un preparador qué necesita en su caso.